Quelles sont les questions clefs à poser à votre agent lors de la recherche de votre bureau?

workspace-in-beijing-officeTrouver un espace de bureau à Pékin n’est pas des choses les plus faciles, mais ne reste pas non plus un challenge insurmontable. La chose la plus importante est d’abord et avant tout de faire appel à des professionnels qui connaissent le marché, les bonnes affaires et qui ont déjà effectuée des recherches sur le terrain.  Lorsque vous avez trouvé un agent compétent sur lequel vous pouvez compter, il est important de savoir quels sont vos besoins et de poser les bonnes questions, pour que l’agence immobilière puisse trouver l’espace bureau idéalement situé.  Nous listons ci-dessous les questions de base et essentielles à poser avant de louer des bureaux à Pékin.

Situation, taille, aménagement
Vous avez probablement une idée du quartier dans lequel vous voulez installer votre société, mais il est préférable d’en discuter aussi avec votre agent.
Quels sont les prix et les avantages de ce quartier ? Quels types d’entreprises sont déjà présentes ? Quels sont les secteurs les plus représentés ? Plus précisément pour un bâtiment donné, quel est l’espace disponible ? Y-a-t-il d’autres bureaux disponibles à coté de celui que vous visitez ou à un autre étage ? Car, si votre entreprise se développe rapidement, vous pourriez avoir besoin de davantage d’espace.
Un autre point important est de savoir à peu près combien de postes de travail vous allez installer dans l’espace ouvert et comment vous pouvez réaménager le bureau. Combien d’espaces clos sont compris ? Quelques uns de vos employés, y compris les chefs de service, auront peut-être besoin d’un espace privé pour accueillir des clients et négocier.

Equipements et services
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De quels équipements dispose le bureau ? Une question importante est évidemment la qualité de la connexion internet. Le bâtiment a-t-il un réseau nouveau et moderne. Tester la vitesse de connexion est indispensable.
Les locaux sont-ils « nus » ? Qu’en est-il du plafond ? Est-ce que les tuyauteries sont apparentes ? Quand a eu lieu la dernière rénovation ? Pouvez-vous faire des changements, en particulier dans les systèmes électriques, ou installer des sols surélevés ?
Il est aussi important de connaitre le quartier. Quels sont les transports publics à proximité (métro, bus) ? Pouvez-vous trouver des taxis facilement ? Combien de places de parking sont disponibles ? Est-ce un quartier dynamique ou vous pourrez facilement trouver des restaurants, des magasins, des clubs de gym… ? Y-a-t-il des complexes d’appartements près de cet endroit ? Quel type de sécurité est assurée dans le bâtiment ? L’environnement de travail est une question importante, à la fois pour vous et pour vos employés. De plus, n’oubliez pas de vérifier l’isolation, y compris la qualité des fenêtres. Les hivers sont assez rigoureux à Pékin et les étés peuvent être très chauds.

Contrat et loyer 
Demandez à votre agent à quel type de bureau vous pouvez prétendre en fonction du budget loyer que vous prévoyez.  Sur les questions administratives et légales, votre agent doit vous confirmer si vous avez le droit d’exercer votre activité professionnelle dans ce bâtiment. Quelques industries sont en effet bannies de certains complexes, ce qui pourrait vous exposer à des problèmes si vous n’y prêtez pas attention.
Demandez aussi à rencontrer le propriétaire et vérifiez l’exactitude des documents. En effet, de nombreux intermédiaires à Pékin se présentent comme propriétaire des lieux : soyez très prudent. Évitez la sous-location ou pire encore de louer à quelqu’un qui ne peut pas vous montrer son titre de propriété.

Qui rédigera le contrat et dans quelle mesure pouvez-vous modifier ou ajouter des clauses ?  Quelle est la période gratuite de rénovation (en général de 1 à 3 mois) ? Quelle est la durée du contrat de location ? Choisissez un contrat de longue durée qui vous donnera plus de pouvoir pour négocier. Les propriétaires préfèrent aussi la stabilité, donc vous pourrez  négocier que le loyer n’augmente pas pendant la durée du contrat.  Devrez-vous payer votre loyer mensuellement ou trimestriellement ? Quel est le détail des frais inclus dans les frais de gestion ?
Un autre point clef est de comprendre quand vous pourrez emménager. Pouvez-vous afficher des panneaux indiquant votre présence dans le bâtiment  et si oui, lesquels ?
 Quels sont les clauses de renouvellement ou de rupture de contrat ?

Service après vente
Votre agence immobilière vous offrira-t-elle de l’aide pendant la durée du bail ? Les agences immobilières chinoises n’ont pas toujours la culture du service client et vous pourriez vous trouver en difficulté. Des agences immobilières spécialisées dans la relocalisation des individus et des entreprises offre de bien meilleures garanties pour le service après-vente.  Quels recours aurez-vous en cas de problème avec le propriétaire ? Quelles sont les solutions légales que l’agence peut vous fournir en cas de problèmes avec l’administration ? Quelle est leur expérience dans ce domaine ? Vont-ils vous aider à négocier le contrat et les conditions de renouvellement ?  Ou vont-ils vous informer de nouvelles offres de location ?

Nous évoquons ci-dessus des points importants que ne doivent pas être négligés dans la recherche d’espaces de bureaux, mais cette liste est loin d’être exhaustive. Pensez déjà tous les détails qui vous importent et posez autant de questions que possible. Insistez pour avoir des réponses claires si ce n’est pas le cas. Vous devez être prêt pour toute éventualité. Il y a de nombreux bâtiments de bureaux à Pékin, de toutes tailles et de tous standards (grade A à C). Prêtez attention déjà vos besoins, soyez patient et tenace et vous trouverez l’espace parfait.

Sources:

http://www.beijingrelocation.com/blog/services-related-to-office-space-renting-in-beijing/
http://www.ebeijing.gov.cn/Elementals/InBeijing/LivingInBJ/FindAHouse/t1017450.htm

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