Pour faire suite à notre article précédent sur les conseils pour louer un espace de bureau à Pékin, voici d’autres points à considérer lorsque vous rechercherez une maison pour votre société dans la capitale pékinoise. Tout d’abord, visitez l’espace, ne vous fiez pas aux photos, elles ne vous donneront qu’une idée générale, mais vous devez absolument voir les lieux par vous-même avant de considérer vous y installer. Cela est nécessaire pour affiner votre recherche de bureau: les visites vous donneront une idée de ce que vous voulez et de ce que vous ne voulez pas.
Lorsque vous visitez, vous devez être particulièrement attentif aux trajets depuis et vers votre domicile, l’école des enfants, la taille effective ou réelle de votre espace de bureau, le prix de la location, l’accès par les transports publics (pensez à vos employés: bus, métro…) car les distances peuvent être longues à Pékin, les infrastructures et commerces à proximité (restaurants, supérettes, banques…), et plus important encore, à la qualité de l’immeuble: est-ce vraiment un espace de bureau de qualité ?
Ou sont situés vos clients ? Sera-t-il facile pour eux de se rendre dans vos locaux ?
Et d’autres détails tels que la qualité de la connexion internet…
Prenez en compte tous ces points pour estimer le prix de la location de l’emplacement que vous convoitez, mais aussi renseignez-vous sur les frais additionnels tels que le montant des frais de gestion de l’immeuble (ou « management fees »).
Pour cet emplacement particulier, avez-vous une idée des frais d’air conditionné, de chauffage, de gardiennage, de ménage.
Prenez aussi garde à la surface réelle de l’emplacement, car la plupart du temps, elle ne représente que 70% de l’espace total: vous devriez ajouter 30% à la surface utile de bureau que vous recherchez pour éviter des ennuis par la suite.
Avez-vous besoin de salles de réunion? Combien ? De quelle taille ?
Combien de postes de travail y-a-t-il dans l’espace que vous visitez ?
Quels sont les types d’aménagement disponibles dans l’immeuble que vous visitez ?
L’espace que vous visitez est-il rénové ? Ou peut-il l’être et dans quelles conditions ? Quel en sera le coût ? Essayez d’estimer le coût des rénovations, la durée de la rénovation et quand est-ce que vous serez en mesure d’emménager. Pensez au déménagement de votre mobilier de bureau … Renseignez-vous aussi sur la possibilité d’ajouter des panneaux pour indiquer votre bureau.
Pour certaines activités, vérifiez l’alimentation en électricité, car elle varie parfois.
Quand le contrat va-t-il commencer ? Quelles sont les clauses de fin de contrat ? Quels sont les clauses de paiement ? Y-a-t-il une caution à déposer ? En effet, la fin de contrat peut s’avérer un vrai casse-tête. Vous devez optimiser votre contrat pour éviter de perdre inutilement de l’argent pendant toute la durée de la location.
N’oubliez pas que votre bureau doit être enregistré et donc être en règle avec la législation chinoise.
Tous ces points peuvent sembler facile, mais ils restent compliques, en particulier, si vous arrivez tout juste de l’étranger. Tout peut être simple, soyez simplement organisé et suivez les étapes… et/ou prenez un bon agent !
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